2015年12月11日，國(guó)家檔案局、財(cái)政部聯(lián)合發(fā)布79號(hào)令，拉開了會(huì)計(jì)憑證檔案單套制登場(chǎng)的序幕，此后全國(guó)有多家單位開始推進(jìn)電子會(huì)計(jì)憑證檔案單套制試點(diǎn)工作，經(jīng)過近五年的試點(diǎn)，2020年3月31日財(cái)政部會(huì)計(jì)司在網(wǎng)站公布《財(cái)政部 國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，正式全面推進(jìn)電子會(huì)計(jì)憑證入帳歸檔工作，《通知》明確規(guī)定：
除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外，同時(shí)滿足下列條件的，單位可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔：
(一)接收的電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí);
(二)電子會(huì)計(jì)憑證的傳輸、存儲(chǔ)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)；
(三)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度完成會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，能夠按照國(guó)家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會(huì)計(jì)憑證重復(fù)入賬；
(四)電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔及管理符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部 國(guó)家檔案局第79號(hào)令)等要求。
也就是說：只要你能保證收到的電子會(huì)計(jì)憑證（電子發(fā)票）沒問題，你只需要保存電子形式的文件就行了，不用再象傳統(tǒng)模式一樣既要保存電子形式的、也要保存紙質(zhì)的，或只保存紙質(zhì)憑證，或還要再將電子形式的憑證打印出紙質(zhì)的形式再歸檔保存。
檔案界應(yīng)該好好記住這件事，因?yàn)?，這是電子形式單套制時(shí)代來臨的標(biāo)志，這將給這個(gè)行業(yè)帶來深遠(yuǎn)的影響，尤其是在美國(guó)、加拿大、澳大利亞等國(guó)家檔案館早就開始推行的電子檔案單套制保存的前提下，國(guó)內(nèi)也終于開始了，政策層面的問題解決了，接下來考驗(yàn)的是技術(shù)層面的問題。（注：有些行業(yè)把單套制叫做單軌制，關(guān)于單套制、單軌制，以及軌、套、份的區(qū)別，請(qǐng)大家研讀中國(guó)人民大學(xué)著名青年教授，錢毅教授的相關(guān)論文，非常清晰明確的闡述了單套制、單軌制的定義，以及軌、套、份的區(qū)別）。
那么單套制將給檔案行業(yè)及相關(guān)行業(yè)帶來哪些影響？其實(shí)真的是影響巨大，從一份文件的產(chǎn)生到銷毀的全流程幾乎都將受到極大影響，如印刷發(fā)票的印刷行業(yè)、掃描紙質(zhì)憑證的數(shù)字化行業(yè)、存儲(chǔ)紙質(zhì)憑證的托管行業(yè)、掃描儀、打印機(jī)尤其是檔案庫(kù)房建設(shè)等等相關(guān)行業(yè)，都將受到波及，設(shè)想一下，現(xiàn)在只是會(huì)計(jì)憑證檔案推進(jìn)電子方式的單套機(jī)制了，如果所有的檔案類型，均允許推進(jìn)電子方式的單套機(jī)制了，又將會(huì)是如何一種場(chǎng)景？
那么檔案信息化管理系統(tǒng)是否受影響，答案是肯定的，也將受到影響，但這種影響既有好的一面，也有增加了挑戰(zhàn)的一面，如何解釋呢？
好的一面是，單套制時(shí)代，用戶將不得不選購(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，來與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，以方便電子形式的檔案順利進(jìn)行歸檔保存及利用，而雙套制時(shí)代以及只以紙質(zhì)形式保存歸檔的單套機(jī)制時(shí)代，檔案的保存與利用，即使沒有檔案信息化管理系統(tǒng)，也照樣可以進(jìn)行，換句話說：在電子憑證單套制時(shí)代，檔案信息化管理系統(tǒng)是必需品、是必備品，而之前卻不是，只是選備品。
而有挑戰(zhàn)的一面是，在只保存電子憑證的這種狀態(tài)下，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)一定提出了更高的要求，信息化管理系統(tǒng)要隨之而變，與時(shí)俱進(jìn)，那么我們要改進(jìn)哪些方面呢？
首先，檔案信息化管理系統(tǒng)要考慮系統(tǒng)的性能；很多特殊行業(yè)日常電子憑證歸檔量巨大，甚至日歸檔量超過百萬(wàn)甚至更高，傳統(tǒng)架構(gòu)的檔案信息化管理系統(tǒng)根本無力承接如此大的數(shù)據(jù)量，且不僅僅是數(shù)據(jù)量巨大，還要考慮其數(shù)據(jù)接收與處理的快速響應(yīng)，及同步歸檔對(duì)系統(tǒng)帶來多任務(wù)處理的壓力挑戰(zhàn)，系統(tǒng)在正式使用之前，一定要認(rèn)真進(jìn)行壓力并通過；
其次，電子文件的四性檢測(cè)：以電子憑證形式歸檔后，檔案信息化管理系統(tǒng)如何保證其接收過來的電子文件是真實(shí)的？完整的？在收管存用的過程中，又如何保證其永遠(yuǎn)是真實(shí)、完整、可用及安全的？這就要求檔案信息化管理系統(tǒng)要對(duì)接收過來的電子憑證及在后續(xù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以隨時(shí)進(jìn)行可靠的四性檢測(cè)，以保證其真實(shí)性、完整性、可用性及安全性，也即我們通常所說的四性檢測(cè)功能及要求（區(qū)塊鏈技術(shù)是天生適合解決四性檢測(cè)功能的、當(dāng)前最好的技術(shù)，足可以值得再專門寫一篇文章來進(jìn)行詳細(xì)的描述，即“如何利用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件的四性檢測(cè)需求”）；
第三，檔案信息化管理系統(tǒng)的可配置化：檔案信息化管理系統(tǒng)要可以根據(jù)各行各業(yè)用戶管理的要求，并可以根據(jù)用戶單位的實(shí)際管理模式進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)的配置工作，系統(tǒng)要有良好的可擴(kuò)展性，而不是增加任何一點(diǎn)功能就要進(jìn)行客開工作；
當(dāng)然，還有很多有可能帶來一些其它的挑戰(zhàn)，如有需要，我再另文詳述。
這其中，有一個(gè)比較大的誤區(qū)需要解釋，很多人總是覺得，應(yīng)該有專門針對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證檔案管理的檔案信息化系統(tǒng)，事實(shí)上商業(yè)化檔案信息化系統(tǒng)基本上都可以管理幾乎所有的檔案類型；從收管存用的角度來說，接收過來的電子會(huì)計(jì)憑證檔案與利用紙質(zhì)檔案掃描生成的電子檔案及從前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收過來的其它電子文件轉(zhuǎn)換而來的電子檔案，并無過多特殊區(qū)別，人們并不會(huì)為了工程檔案專門研發(fā)一套工程檔案信息化管理系統(tǒng)，也不會(huì)為了文書檔案專門研發(fā)一套文書檔案信息化管理系統(tǒng)，因此，當(dāng)然也不會(huì)專門為電子會(huì)計(jì)憑證檔案專門研發(fā)一套管理系統(tǒng)，而是要根據(jù)電子會(huì)計(jì)憑證檔案的新要求，來改造現(xiàn)有檔案信息化管理系統(tǒng)，尤其是四性檢測(cè)功能的實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用，至關(guān)重要，必不可少。
